A propos de PrestoFacto

Pour qui ?

PrestoFacto est destinée aux petites collectivités, mairies, écoles, centre de loisirs... Cette solution vous aidera dans l’organisation de votre mairie et vous fera gagner un temps précieux en simplifiant la gestion administrative et la facturation de vos cantines et services péri-scolaires.

Comment ça marche ?

Vous disposez d’un ordinateur et d’un accès internet : alors vous avez déjà toute l’infrastructure nécessaire pour utiliser nos solutions ! 100% web, vous accédez à volonté à votre plateforme dédiée, nous nous chargeons d’héberger et de sécuriser vos données.

Un logiciel simple, évolutif et innovant

Conçu avec pour objectif la simplicité d'utilisation et de maintenance, notre logiciel permet une gestion efficace des familles, enfants, réservations, présences/absences et la facturation des prestations. Deux modules vous permettent d'assurer le suivi de vos Factures et Paiements.

Un usage simplifié

  • Prise en main immédiate
  • Une comptabilité simple par famille. Une facture par mois avec solde. Balance famille
  • Ne dépend pas d'une société. Code source librement disponible.

Une informatique 'dans le nuage'

  • Pas de logiciel à installer, un simple navigateur Internet suffit
  • Pas de mise à jour à gérer, l'application est mise à jour automatiquement
  • Nombre d'utilisateurs illimité. Droits d'accès lecture seule pour les invités
  • Pas de serveur à installer et à administer. Pas de sauvegardes à gérer

Les modules


Organisation

  • Une organisation (Mairie, Association,...) est composée d'un nom, d'une adresse, une zone (vacances scolaires) et d'un logo
  • Une organisation a une ou plusieurs structures
  • Un compte utilisateur de type administrateur est associé à une organisation lors de l'inscription
  • Cet administrateur peut paramétrer les données variables de l'organisation commes les Structures, les Type de prestations (Repas, Garderie, Activité,...) ou les Tarifs
  • Un administrateur peut ajouter d'autres utilisateurs

Structures

  • Une structure est composée d'un nom (Ecole, Cantine, Garderie, Halte, Centre périscolaire,...)
  • Une structure contient des classes
  • Une structure contient des comptes
  • Une organisation peut avoir plusieurs structures (illimité)

Comptes

  • Un compte est attaché à une structure
  • Un compte est composé d'un nom, d'une adresse, un numéro d'allocataire et un mémo
  • Un compte contient les coordonnées des personnes à contacter
  • Un compte contient les enfants
  • Un compte contient les factures
  • Un compte contient les paiements
  • Un compte affiche un solde en € (somme des factures - somme des paiements)
  • Un compte affiche une balance (liste des factures et des paiements)

Enfants

  • Un enfant est associé à un compte (famille)
  • Un enfant est lié à une classe
  • Un enfant est composé d'un nom, prénom, date de naissance, N° de badge, préférences alimentaires (sans porc, sans allergènes) et d'un tarif
  • Un enfant a des réservations

Absences

  • Une absence est liée à un enfant
  • Une absence est composée d'un début, d'une fin, d'une période (matin/midi/soir)

Réservations

  • Une réservation est composée d'un type de prestation, d'une date de début et de fin, d'une quantité par jour de la semaine (lundi au vendredi), de la période (matin/midi/soir)
  • Une réservation est en période scolaire ou hors période scolaire
  • Une réservation peut être active ou inactive
  • Exemple:
    • Mathieu PETIT a une réservation pour un Repas, tous les jours sauf mercredi
    • Mathieu PETIT a une réservation pour 1 heure de Garderie, tous les jours, le matin, sauf mercredi
    • Mathieu PETIT a une réservation pour 1,5 heure de Garderie, tous les jours, le soir, sauf mercredi
    • Mathieu PETIT a une réservation pour 1 jour de Centre, tous les jours pendant les vacances scolaires (HorsPériodeScolaire)

Prestations

  • A lieu, chaque matin, dès potron-minet, la comptabilisation automatique des prestations consommées la veille
  • Cette comptabilisation est effectuée sur la base des réservations actives
  • Les prestations sont comptabilisées en fonction de la période, Scolaire/HorsScolaire :
    • sont comptabilisées les prestations dont la réservation n'est PAS "Hors Période Scolaire" si c'est un jour hors période de vacances scolaires
    • sont comptabilisées les prestations dont la réservation est "Hors Période Scolaire" si ce n'est PAS un jour en période de vacances scolaires
    • sont comptabilisées les prestations dont la réservation n'est PAS "Hors Période Scolaire" si ce jour n'est pas en période de vacances scolaires
  • Les prestations ne sont PAS comptabilisées si une absence existe pour ce jour
  • Une ligne de prestation est ajoutée à la liste des prestations de l'enfant quand toutes les conditions précedents sont remplies
  • Au besoin, une prestation peut être supprimée par l'administrateur afin de ne pas apparaître sur la prochaine facture

Factures

  • Les prestations consommées sont facturées à la demande, pour tous les comptes d'une organisation
  • Une facture est crée par mois et par compte. Y figure le détail des prestations par enfant
  • Les prestations sont facturées selon le tarif auquel est soumis l'enfant
  • Les factures peuvent être envoyées, en lot, via courriel
  • Un export au format XLS (Excel 97-2003) est disponible. Il génére une feuille de calcul listant en détails toutes les factures d'une organisation

Tarifs

  • Un tarif est le prix d'un type de Prestation selon un type de Tarif
  • Les types de prestations (Cantine, Garderie, etc.) sont configurables à votre convenance
  • Les types de tarifs (Plein, Demi-tarif, QF1/2/3/4/5, etc...) aussi

Paiements

  • Les paiements reçus sont enregistrés afin d'établir une balance de compte
  • Chaque compte dispose d'un relevé qui liste l'ensemble des opérations (factures/paiements) et le soles après chaque opération
  • La liste des paiements peut s'exporter au format XLS

Administration

  • Importation des données:
    • Les données de compte, contact, enfant, réservation peuvent être importées d'un fichier au format Excel 97-2003 (.xls). Ce fichier doit contenir les colonnes suivantes : structure, nomcompte, civilité, adresse1, adresse2, cp, ville, numallocataire, mémocompte, nomcontact, fixe, portable, email, mémocontact, nomenfant, prénom, classe, datenaissance, menusp, menuall, tariftype, badge, prestationtype, début, fin, lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi, matin, midi, soir, active, horspériode_scolaire Exemple de fichier : Fichier.xls

  • Audit des modifications:
    • Chaque modification de donnée est enregistrée dans un journal, avec la date, l'utilisateur, la table, le champs et la valeur avant/après modification.

  • Utilisateurs:
    • Il existe trois types de compte utilisateur; visiteur, normal ou administrateur.


Les formules d'abonnement à PrestoFacto

Basique
  • Utilisation libre et illimitée
Personnalisée
  • Utilisation libre et illimitée
  • Accès par un sous-domaine personnalisé.
    ex: https://mon-organisation.prestofacto
  • Une sauvegarde des données par 24h
  • Support par email
Hébergée
  • Utilisation libre et illimitée
  • Accès par votre nom de domaine.
    ex: https://prestofacto.votre-domaine.fr
  • Serveur virtuel dédié
  • Sauvegarde automatique toutes les heures
  • Support téléphonique

Sources

Les sources de l'application (Ruby on Rails) sont disponibles sur Github

Me contacter

Vos commentaires et propositions sont les bienvenus; ils m'aident à améliorer l'application.
philippe.nougaillon@gmail.com